Champ d'application : données à caractère personnel communiquées via un formulaire d’inscription dans le cadre d'événements en ligne/hors ligne organisés par Smals ou lors de l’inscription à la newsletter ReUse.
Version : Novembre 2024
I. Traitement de vos données à caractère personnel
Smals prend des mesures pour protéger vos données à caractère personnel.
Notre politique de protection des personnes physiques concernant le traitement des données à caractère personnel est fondée sur le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, également connu sous le nom de RGPD.
II. Pourquoi collectons-nous, traitons-nous et conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous collectons les données à caractère personnel mentionnées dans le formulaire d'inscription pour :
- être à même de fournir le service que vous demandez, à savoir l'organisation d'événements en ligne/hors ligne ;
- permettre à Smals de répondre à votre demande et vous en informer ;
- analyser les erreurs en vue d’améliorer les performances du système ;
- être à même de vous envoyer la newsletter ReUse à laquelle vous vous êtes inscrits.
Ces données seront traitées conformément à la politique décrite dans le RGPD mentionné ci-dessus. Elles ne seront traitées que par le personnel et potentiellement par des sous-traitants de Smals, aux fins décrites ci-dessus et dans le but d'améliorer le service.
III. Qui est responsable du traitement des données ?
La partie responsable du traitement des données est Smals, le "“Data Controller” / propriétaire business qui est responsable du formulaire. Si vous avez des questions sur le traitement de votre e-mail et des données à caractère personnel y afférentes, veuillez les envoyer à dpo@smals.be.
IV. Quel type de données personnelles collectons-nous ?
Nous collectons et utilisons les données suivantes :
- données d'identification : prénom, nom de famille, adresse e-mail, institution ;
- des cookies potentiellement fonctionnels pour garantir le bon fonctionnement du formulaire.
V. Avec qui partageons-nous vos données ?
Les informations que nous collectons à votre sujet sont traitées de manière confidentielle. Elles ne sont utilisées que dans le cadre des objectifs énumérés précédemment.
Smals ne partagera pas les données à caractère personnel collectées.
Smals ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct. Nous ne communiquons pas de données à caractère personnel à des tiers qui ne font pas partie des destinataires cités ou qui ne sont pas couverts par le cadre juridique mentionné. L'exception est leur transfert éventuel à des organismes chargés d'une mission de vérification ou d'inspection en application de la loi belge, comme un juge d'instruction.
Les données collectées sont enregistrées :
- dans la base de données d'enregistrement (hébergée par Smals, en tant que "Responsable du traitement") ;
- dans les boîtes mail du personnel de Smals, uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs décrits ci-dessus.
VI. Combien de temps vos données seront-elles conservées ?
Vos données seront supprimées dans un délai d'un an après la réception de l’e-mail de suivi concernant l'événement en ligne/hors ligne. Vous avez à tout moment la possibilité de vous désinscrire, auquel cas vos données seront supprimées dans un délai raisonnable après votre demande de désinscription.
En ce qui concerne les données transmises via l’inscription à la newsletter ReUse : vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien figurant dans le pied de page des newsletters.
VII. Comment pouvez-vous consulter vos données, vérifier leur exactitude et les corriger si nécessaire ?
Vous avez le droit de demander à tout moment une copie de vos données à caractère personnel afin de vérifier, corriger ou mettre à jour l'exactitude des informations stockées. Vous pouvez également demander que vos données à caractère personnel soient complètement effacées si aucune demande de votre part n'est traitée. Afin de préserver votre vie privée et votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant que vous puissiez consulter et corriger toute information. Veuillez envoyer votre demande à dpo@smals.be.
VIII. Que faisons-nous pour prévenir les abus ou les accès non autorisés ?
Smals a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles, électroniques et administratives), qu'elle réévalue régulièrement. Nous effectuons des mises à jour afin de protéger les données contre tout accès non autorisé, de garantir la sécurité et de veiller à ce que les informations récoltées soient utilisées correctement pour effectuer le traitement souhaité. Vos données seront stockées sur le serveur de Smals avant d'être traitées.
Sous-traitants externes
Les sous-traitants externes ont signé un contrat avec Smals, en vertu duquel ils sont légalement tenus de respecter la législation applicable en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, et notamment le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (également connu sous le nom de RGPD). Le personnel de Smals qui a accès à des informations permettant d'identifier des personnes est tenu de protéger ces informations conformément à la présente déclaration de protection des données. En particulier, le personnel doit s'abstenir d'utiliser ces informations à des fins autres que la fourniture des services pour lesquels elles sont prévues. Les managers désignés par Smals ont accès aux données au moyen de leurs identifiants personnels. Seules ces personnes autorisées ont accès aux données.
IX. À qui devez-vous adresser vos questions ou plaintes ?
Pour consulter, effacer (dans certains cas) ou corriger vos données à caractère personnel, veuillez contacter le responsable du traitement des données : dpo@smals.be.
En cas de litige, les plaintes peuvent être adressées au délégué à la protection des données (DPD) de Smals ou à l'autorité belge chargée de l'application de la protection des données.
