Service om digitale informatie bewijskrachtig te archiveren met als doel, ze na verloop van tijd toegankelijk te maken en te gebruiken, en dat door het behoud ervan te beheren
Deze gedeelde service garandeert de integriteit en authenticiteit van digitale informatie alsook na verloop van tijd hun leesbaarheid en toegankelijkheid, hetzij als bewijs of ter informatie.
Deze digitale archiveringsoplossing neemt de vorm van een multi-tenant service aan, voor iedereen toegankelijk. Deze wil zo generiek mogelijk zijn en dekt de fundamentele behoeften op het vlak van elektronische archivering met bewijskracht.
Het is een essentieel onderdeel bij de dematerialisering van processen en uitwisselingen om de rechtszekerheid van de instelling te verzekeren.
Archiving-as-a-Service (de REST-service ArchiveManager) biedt volgende functionaliteiten:
De service is beschikbaar voor alle openbare instellingen.
De belangrijkste use cases zijn de volgende
De toepassingen ECM, Case Management, Record Management worden vaak gebruikt binnen de openbare instellingen om documenten te beheren. Documenten moeten gearchiveerd worden, want ze vormen bestanden van een dossier. Hun bewijskracht is belangrijk, gezien deze documenten kunnen dienen als bewijsstuk voor de rechtbank of toelaat de originele papieren te vernietigen.
Met de ontwikkeling van het eGovernment neemt de uitwisseling van digitale gegevens tussen partners toe. Deze gegevensuitwisseling vervangt de oude vormen en vormt het bewijs dat moet bewaard moet worden, gezien zij de basis vormen van de acties ondernomen door de openbare instellingen.
Om toegang tot toepassingen te krijgen gebruikt een groot aantal partners talrijke transversale services. Deze services genereren een aanzienlijk aantal transactielogs, die om bewijskrachtige redenen moeten worden bijgehouden om te kunnen aantonen wie op welk moment toegang had tot welke toepassing.
Veel business-toepassingen integreren de ontvangst en het opmaken van documenten, die ook bewaard moeten worden ter informatie of als bewijskracht met voldoende garanties wat gegevensvervalsing betreft. Vaak worden functionaliteiten voor archivering en beveiliging binnen de toepassingen ontwikkeld zonder noodzakelijke garanties voor een bewaring met bewijskracht.
Elektronische facturatie is een factor die volop groeit, gezien de winst die het oplevert tegenover een papieren factuur. De aanbevelingen van FOD Financiën leggen strikte regels op voor digitale archivering, die een veiligheidsniveau vereisen om de bewijskracht van de documenten te behouden.
De voortdurende toename van het volume aan bewaarde gegevens in de databanken leidt tot operationele problemen (langere antwoordtijden, moeilijkheden om de performanties te handhaven...) terwijl een grote meerderheid van gegevens aanwezig in productie-databanken weinig of zelfs helemaal niet gebruikt wordt. Het archiveren van gegevens opgeslagen in de databanken biedt een antwoord op deze verschillende uitdagingen.
Je kan er ook gegevens vanuit een verouderde toepassing mee archiveren, zodat je deze niet langer hoeft te onderhouden om nog toegang te hebben tot deze gegevens.
De service ArchiveManager (AAAS) heeft volgende integratievoorwaarden
Bijkomende informatie
Contact: ReuseOperational@smals.be
Heb je een herbruikbare component die voor een andere instelling van pas kan komen?
Ideeën uitwisselen over hergebruik? Dat kan op onze evenementen. We organiseren er regelmatig!
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in hergebruik.
Is jouw project een succes geworden dankzij een hergebruikte component?