Forms Engine

Aperçu

Système permettant de mettre en place des formulaires web interactifs complexes dans le but de capturer des données pour un traitement ultérieur

Dans votre service, avez-vous besoin de collecter des informations auprès d'utilisateurs ou d'intervenants internes ou externes ? Les formulaires électroniques permettent de recueillir des données de manière structurée et sécurisée, réduisant ainsi les erreurs et le temps de traitement, tout en simplifiant les processus et en améliorant l'efficacité opérationnelle. Ils peuvent également être préremplis automatiquement sur base de sources authentiques ou des données d’authentification de la personne connectée. De plus, ils sont accessibles à tout moment et depuis n'importe quel appareil.
Les cas d'utilisation des formulaires électroniques sont variés. Dans le secteur public, ils facilitent la demande de services par les citoyens ou les entreprises. Ils peuvent également être employés pour la gestion des ressources humaines, la collecte de feedback ou comme outil de simulation.

Description fonctionnelle

Système générique permettant la mise en place de formulaires web interactifs complexes, l’accès à ces formulaires par l’utilisateur final en version standalone ou au travers d’une application métier, et la récupération des données capturées dans ces formulaires.

Le système Forms Engine offre les fonctionnalités suivantes :

• Création de formulaires interactifs pouvant s’adapter en fonction des données encodées (apparition de champs, apparitions d’onglets, calcul de listes de valeurs, etc.)
• Réutilisation de fragments de formulaire génériques
• Sauvegarde provisoire d’un formulaire par l’utilisateur final (drafts)
• Soumission d’un formulaire complété par l’utilisateur final
• Récupération des données soumises, qui peut se faire via le service web de Forms Engine (par un système métier) ou via un workflow d’envoi par mail (à un utilisateur final)
• Suppression d’un formulaire provisoire (draft) par un utilisateur final
• Validation des données encodées dans un formulaire
• Ajout d'une pièce-jointe à un formulaire existant
• Mise à jour des données encodées dans un formulaire enregistré
• Remplissage automatique d’un ou plusieurs champs d’un formulaire (à l’ouverture du formulaire ou pendant l’encodage, avec des données provenant d’une source authentique, avec des données d’authentification, avec des valeurs par défaut, etc.)
• Chiffrement des documents uploadés dans les formulaire

Ce composant répond aux exigences légales en matières d’accessibilité numérique, notamment aux WCAG 2.1 niveau AA.
Sa réutilisation permet de produire des interfaces utilisateurs accessibles, mais ne dispense pas le site ou l’application qui l’utilise d’une vérification globale.

Public cible

Toute institution publique voulant mettre en place un ou plusieurs formulaires interactifs, afin de récupérer des données auprès de tiers.

La création et la maintenance de formulaires est limitée aux équipes internes à la Smals.

Conditions d'intégration

Forms Engine est le service standard supporté dans le Tenant SocSec.

Les limitations au niveau de la création de formulaires sont celles du produit Adobe Experience Manager Forms.

Le formulaire créé peut être accessible en standalone ou via une intégration transparente dans une application métier.

Si le formulaire est intégré dans une application métier, et qu’il y a un besoin de s’intégrer à une source externe pour l’enrichissement des données, l’application cliente devra être autorisée explicitement à y accéder (via son Dossier Unique).

Pour s’intégrer au système Forms Engine, il faudra prendre contact afin de :

• Déterminer le besoin et le contenu du formulaire (également en terme de validation des données, remplissage automatique, intégration à des sources externes, etc.)
• Discuter des éventuels développements custom à réaliser
• Déterminer la gestion de la création des fragments réutilisables et du formulaire lui-même
• Collaborer avec l’équipe pour des sessions de travail, testing, etc.

Contact

Contact : ReuseOperational@smals.be