Forms Engine

Overzicht

Systeem om interactieve complexe webformulieren op te stellen om zo gegevens in te winnen om ze later te verwerken

Moet je op je afdeling informatie verzamelen van interne of externe gebruikers of belanghebbenden? Met elektronische formulieren kunnen gegevens op een gestructureerde en veilige manier verzameld worden, waardoor fouten en verwerkingstijd verminderd worden, terwijl processen vereenvoudigd worden en de operationele efficiëntie verbeterd wordt. Ze kunnen ook automatisch vooraf ingevuld worden op basis van authentieke bronnen of de authenticatiegegevens van de geconnecteerde persoon. Bovendien zijn ze op elk moment en vanaf elk apparaat toegankelijk.

De gebruiksscenario's voor elektronische formulieren zijn uiteenlopend. In de publieke sector faciliteren ze de vraag naar diensten van burgers of bedrijven. Maar ze kunnen eveneens gebruikt worden voor personeelsbeheer, het verzamelen van feedback of als simulatietool.

Functionele beschrijving

Generiek systeem dat de implementatie van interactieve complexe webformulieren mogelijk maakt, alsook de toegang door de eindgebruiker tot deze formulieren in stand-alone versie of via een bedrijfsapplicatie, en het ophalen van de in deze formulieren vastgelegde gegevens.

Het systeem Forms Engine biedt volgende functionaliteiten:

• Creëren van interactieve formulieren die kunnen aangepast worden aan de gecodeerde gegevens (weergave van velden, weergave van tabbladen, berekening van lijsten met waarden, enz.)
• Hergebruiken van generieke formulierfragmenten
• Voorlopig opslaan van een formulier door de eindgebruiker (drafts)
• Indienen van een ingevuld formulier door de eindgebruiker
• Ophalen van ingediende gegevens, wat tot stand kan komen via de webdienst van Forms Engine (door een bedrijfssysteem) of via een workflow met e-mail (naar een eindgebruiker)
• Verwijderen van een voorlopig ontwerpformulier (draft) door een eindgebruiker
• Valideren van gegevens gecodeerd in een formulier
• Bijwerken van gegevens die gecodeerd zijn in een opgeslagen formulier
• Toevoegen van een bijlage aan een bestaand formulier
• Automatisch invullen van één of meer velden in een formulier (bij het openen of tijdens het coderen van het formulier, met gegevens uit een authentieke bron, met authenticatiegegevens, met standaardwaarden, enz.)
• Versleutelen van documenten geüpload in forumulieren

Deze component beantwoordt aan de wettelijke vereisten inzake digitale toegankelijkheid, in het bijzonder aan de WCAG 2.1 niveau AA.
Het hergebruik ervan zorgt ervoor dat toegankelijke gebruikersinterfaces kunnen geproduceerd worden, maar stelt de site of toepassing die er gebruik van maakt niet vrij van een algemene controle.

Doelpubliek

Elke overheidsinstelling die interactieve formulieren wil opstellen om gegevens van derden te verzamelen.

Het opstellen en onderhouden van formulieren is beperkt tot de interne teams van Smals.

Integratievoorwaarden

Forms Engine is de standaardservice die wordt ondersteund in de SocSec Tenant.

De beperkingen voor het maken van formulieren zijn die van het Adobe Experience Manager Forms product.

Het gecreëerde formulier kan worden gebruikt als een op zichzelf staand formulier of via een transparante integratie in een bedrijfsapplicatie.

Indien het formulier geïntegreerd is met een bedrijfsapplicatie en er behoefte is aan integratie met een externe bron voor gegevensverrijking, dan moet de cliëntapplicatie uitdrukkelijk toestemming krijgen om toegang te krijgen (via het Uniek Dossier).

Om te integreren met het Forms Engine systeem, dien je contact op te nemen om:

• De behoefte en inhoud van het formulier te bepalen (ook op gebied van datavalidatie, automatisch invullen, integratie met externe bronnen, enz.)
• Eventuele ontwikkelingen op maat te bespreken
• Het beheer van het maken van herbruikbare fragmenten en het formulier zelf te bepalen
• Samen te werken met het team voor werksessies, testen, enz.

Contact

Contact: ReuseOperational@smals.be