Gestion des réunions stratégiques

Aperçu

Produit qui permet de gérer les réunions stratégiques des institutions publiques

Le produit « COMGEST » permet aux institutions publiques de gérer ses réunions stratégiques, tels des comités de gestion, de façon centralisée et en ligne, et est déployé dans SharePoint On-Premises.

Le produit COMGEST offre les fonctionnalités principales suivantes:

• Pour les responsables de la supervision et de la gestion des comités de gestion, également nommé "secrétaire/administrateur":
  • Planifier les réunions avec la date, l'heure, le sujet et les invités
  • Gérer les membres du comité de direction, y compris leurs droits d'accès
  • Ajouter les points à l'ordre du jour d'une réunion (structure à plusieurs niveaux possible)
  • Enregistrer les documents et du matériel pertinent pour la prise de décision et les ajouter à une réunion
  • Apporter les modifications à l'ordre du jour, aux points de cet ordre du jour, aux documents, etc. dans la période précédant la réunion
  • Ajouter le PV comme dernier et unique document de suivi d'une réunion après la tenue de la réunion

• Pour les membres des comités de gestion, également nommé "utilisateur":
  • Consulter les points de l'ordre du jour et les documents d'accompagnement d'une réunion, pour lesquels ils ont été autorisés

Les membres des comités de gestion qui souhaitent faire prendre des notes avant la réunion lors de leur préparation doivent les remettre au secrétaire, seule cette personne étant habilitée à apporter des corrections.
La solution, basée sur SharePoint, fonctionne avec un accès sécurisé via eID/itsme de CSAM, et n’est pas adapté aux normes W3C/WCAG.

Public cible

Le produit COMGEST peut être utilisé par les personnes devant effectuer le suivi et la gestion des réunions stratégiques au sein des institutions publiques, ainsi que par tous les membres de ces réunions.

Conditions d'intégration

Le produit COMGEST s’intègre dans un environnement intranet en SharePoint On-Premises.

L’équipe de Smals fournit le support d’installation de COMGEST et les éventuelles paramétrisations spécifiques à l’institution publique. Par exemple, on peut opter pour une installation multilingue (NL/FR) où l'utilisateur peut naviger dans une langue choisie, ou opter pour une installation unilingue (ENG) dans laquelle la langue ne joue aucun rôle. D'autre part, les documents liés restent toujours dans la langue de la rédaction et ne sont jamais traduits.

Documentation

• Manuel utilisateur
• Manuel d’administration

Contact

Contact : ReuseOperational@smals.be