Overzicht
Product om strategische vergaderingen van openbare instellingen te beheren
Ondersteunende diensten
SubdomeinBedrijfsondersteuning
TypologieProduct
Service ownerRSZ
2022
Hergebruik5
Integration effortWaarvoor dient het?
Moet je als overheidsinstelling leiding geven aan een tweetalige commissie die regelmatig vergaderingen houdt?
Dan kan je een beroep doen op het product COMGEST want het faciliteert het raadplegen en het beheren van deze bijeenkomsten. Elke vergadering inventariseert haar eigen agendapunten met mogelijkheid tot sub niveaus en details. Bovendien kan aan elk agendapunt documenten gekoppeld worden terwijl deelnemers alleen toegelaten inhoud (details en documenten) in hun eigen taal zien.
Functionele beschrijving
Het product COMGEST stelt overheidsinstellingen in staat hun strategische vergaderingen, waaronder beheerscomités, centraal en online te beheren, en wordt in SharePoint On-Premises geïnstalleerd.
De belangrijkste functionaliteiten van het product COMGEST zijn de volgende:
- Voor de verantwoordelijken voor het toezicht op en beheer van de beheercomités, ook 'secretaris/beheerder' genoemd:
- Inplannen van vergaderingen met vastleggen van datum, uur, onderwerp en genodigden
- Beheren van de leden van het beheerscomité, waaronder hun toegangsrechten
- Toevoegen van agendapunten aan een vergadering (structuur met meerdere niveaus mogelijk)
- Opslaan van documenten en relevant materiaal voor de besluitvorming, en toevoegen ervan aan een vergadering
- Aanbrengen van wijzigingen aan een agenda, agendapunten, documenten, enz. in de periode voor de vergadering
- Toevoegen van PV als laatste en enige opvolgingsdocument aan een vergadering na het houden van de vergadering
- Voor de leden van de beheerscomités, ook 'gebruiker' genoemd:
- Raadplegen van de agendapunten en bijhorende documenten van een vergadering, waartoe ze machtiging hebben gekregen
Leden van de beheerscomités die gedurende hun voorbereiding aantekeningen voorafgaandelijk aan de vergadering willen laten opnemen dienen deze over te maken aan de secretaris gezien alleen deze persoon gerechtigd is aanapssingen door te voeren.
De oplossing, gebaseerd op SharePoint, werkt met beveiligde toegang via eID/itsme van CSAM, en is niet aangepast in termen van W3C/WCAG-normen.
Doelpubliek
Het product COMGEST kan gebruikt worden door zowel de verantwoordelijken voor het toezicht op en het beheer van strategische vergaderingen in openbare instellingen, als door alle leden van deze vergaderingen.
Integratievoorwaarden
Het product COMGEST is geïntegreerd in een intranetomgeving in SharePoint On-Premises.
Het Smals-team biedt ondersteuning bij de installatie van COMGEST en de eventuele specifieke parametrisering voor de openbare instelling. Hierbij kan men bijv. kiezen voor een multi-language installatie (NL/FR) waarbij de gebruiker kan navigeren in een gekozen taal of kiezen voor een uni-language installatie (ENG) waarbij de taal geen rol speelt. Anderzijds blijven gelinkte documenten steeds in de taal van opmaak en worden nooit vertaald.
Documentatie
Contact
Contact: ReuseOperational@smals.be
