AaaS : archivage électronique à valeur probante

L’ONSS a mis en place sur le G-Cloud un service mutualisé d’archivage électronique : Archiving-as-a-Service (AaaS). Arnaud Hulstaert, chef de projet et expert en la matière, présente ce succès.

Le défi

Le premier défi consistait à définir le service souhaité. Lors de workshops avec plusieurs institutions, nous avons déterminé les besoins communs et les fonctionnalités utiles à tous.

Le projet était complexe sur le plan technique. Il s’agissait de : 

  • Stocker des données numériques pour plusieurs dizaines d’années, voire un siècle !
  • Créer une architecture « multi-tenant » où un seul logiciel est utilisé par de multiples clients.
  • Traiter des gros volumes, avec plus de 10 millions de documents à archiver.
  • Déployer l’application sur la nouvelle infrastructure G-Cloud.

La solution

Le service AaaS couvre les besoins fondamentaux en termes d’archivage électronique à valeur probante. Les documents numériques archivés sont utilisables devant les tribunaux et assurent la sécurité juridique de l’institution. En effet, le service garantit aux informations numériques :

  • L’intégrité
  • L’authenticité
  • La lisibilité
  • L’accessibilité dans le temps, à titre de preuve ou à titre informatif

Le système d’archivage respecte les prescriptions liées à la protection des données personnelles. Il gère les délais de conservation, pour ne pas stocker des documents plus longtemps que nécessaire. Les archives s’autodétruisent une fois passé le délai prévu. 

Les documents archivés sont consultables en ligne. La vision était de créer des archives vivantes, facilement consultables. Pari tenu : toute archive demandée apparaît à l’écran en deux secondes ! Les utilisateurs n’ont pas besoin de stocker une copie en local. Cela diminue les coûts et l’espace de stockage.

Les bénéfices

Il est très avantageux d’utiliser le service générique existant plutôt que de le développer soi-même. Cela occasionne de substantielles réductions de coûts.

Tous les organismes participants bénéficient d’économies d’échelle en partageant les frais d’infrastructure et de maintenance. 

Les fonctionnalités génériques répondent à plus de 90% des besoins. Elles sont réutilisables dans d’autres projets.

L’avenir

Quatre institutions utilisent déjà Archiving-as-a-Service : 

  • L’Office National de Sécurité Sociale (ONSS)
  • La Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS)
  • Kind & Gezin
  • Sigedis

Plus il y aura d’organismes participants, plus les coûts diminueront. Nous continuons à faire connaître le service pour étendre son utilisation. Nous offrons un support aux institutions intéressées et assurons la maintenance.

A l’avenir, nous souhaitons faire qualifier AaaS dans le cadre du Digital Act (loi du 21/07/2016). AaaS sera alors reconnu comme service de confiance en matière d’archivage électronique. Cela présentera des avantages sur le plan juridique. Les services qualifiés font l’objet d’un régime différent en matière de charge de la preuve. 

Enfin, nous voulons continuer à faire évoluer le service d’un point de vue fonctionnel pour capter les nouveaux défis et les solutionner.

Avec AaaS, les clients disposent d’archives vivantes qui apparaissent à l’écran en deux secondes ! 

Arnaud Hulstaert Chef de projet chez Smals et expert en archivage électronique
Arnaud Hulstaert
Thérèse Carette

Témoignage client

A l’ONSS, tous les documents relatifs aux employeurs sont archivés électroniquement. Il en va de même pour les courriers entrants et sortants. En concertation avec les Archives générales du Royaume, nous avons défini les durées de conservation pour chaque type de document. Nous ne gardons pratiquement plus d’archives sur papier.

Lors de l’élaboration d’un service générique, la difficulté pour le client est de faire l’analyse en pensant aux besoins communs et pas uniquement à ses propres besoins. Cela nécessite de prendre un point de vue plus élevé. Heureusement, nous avons bénéficié de l’aide d’une superbe équipe chez Smals, très disponible. La collaboration a été excellente. Délais et budgets ont été très bien gérés. 

Le développement d’un service générique coûte environ 30% plus cher. L’investissement est toutefois largement récupéré par la suite. D’abord parce que l’on peut réutiliser le service lors de projets similaires. Cela fait économiser du temps et de l’argent au niveau de l’analyse, du développement et des tests. Mais aussi parce que plus il y a d’administrations qui utilisent le service, plus les coûts d’infrastructure et de maintenance diminuent. Il ne faut pas voir les coûts à court terme. Sur le long terme, le générique est plus avantageux.  

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