Wij gebruiken cookies op deze site om uw gebruikerservaring te verbeteren.

Skip to main content

Strategische vergaderingen beter voorbereid dankzij digitaal platform ComGest

Case study

Een online platform voor het digitaal voorbereiden en begeleiden van vergaderingen voor het RSZ-beheerscomité koppelt veiligheid en vertrouwelijkheid aan gebruiksgemak. De oplossing op basis van SharePoint is herbruikbaar voor andere comités en instellingen.

De uitdaging

Sociale partners hebben inspraak, bij Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid zoals de RSZ, in de strategie en het beleid. Concreet gebeurt dat bij de RSZ via het Beheerscomité. De agendapunten zijn vertrouwelijk en soms politiek gevoelig: beleid, adviezen over nieuwe wetgeving, opvolging van reglementering, vrijstellingen en het financieel en personeelsbeheer van de instelling.

Om de vergaderingen voor te bereiden, krijgen de leden van het Beheerscomité de stukken vooraf toegestuurd. Enkele jaren geleden gebeurde dit nog op papier. Dit was omslachtig, duur en droeg niet bij tot een optimaal verloop van de vergaderingen. Daarom keek de RSZ uit naar een elektronisch alternatief.

Dit alternatief moest er versneld komen door de Covid-pandemie, wanneer de vergaderingen noodgedwongen online werden gehouden. In een eerste fase viel de keuze op FedSender, een dienst voor overheden aangeboden door Belnet. Hoewel deze dienst het veilig elektronisch versturen van de stukken garandeert, blijft de werkwijze sterk vergelijkbaar met de papieren verzending. Daarom wilde de RSZ nog een stap verder gaan, naar een geïntegreerd platform voor het beheer van de vergaderingen.

De oplossing

Sinds februari 2022 maakt de RSZ gebruik van ComGest, een herbuikbaar platform voor het beheer van vergaderingen op basis van Microsoft SharePoint. Dit werd door Smals op maat samengesteld en garandeert een veilige toegang met de eID of Itsme. De toepassing is tweetalig, waardoor je als deelnemer kunt kiezen of je de documenten inkijkt in het Nederlands of het Frans.

De toepassing gedraagt zich als een beveiligde website. Hier kan elk lid van de vergadering onder meer de planning bekijken, de data van volgende vergaderingen raadplegen, de agendapunten en bijhorende documenten bekijken, ter voorbereiding aantekeningen maken en het verloop van de vergadering volgen.

Leden van de vergadering krijgen toegang tot de informatie in meerdere niveaus:

  • Kalender: overzicht met data van voorbije en geplande vergaderingen
  • Vergadering: overzicht van de agendapunten
  • Overzicht per agendapunt: korte samenvatting van het onderwerp en de gevraagde beslissing
  • Detail per agendapunt: documenten en bijlagen

De voordelen

Leden van het Beheerscomité van de RSZ zijn niet langer genoodzaakt om met stapels papieren dossiers de vergadering bij te wonen. De nieuwe manier van werken is perfect combineerbaar met online of hybride vergaderen.

ComGest helpt om transparantie te koppelen aan vertrouwelijkheid: de leden van de vergadering kunnen tijdig alle te bespreken documenten elektronisch inkijken, aantekeningen maken en discussiepunten voorbereiden. Tegelijk heeft de RSZ de garantie dat de stukken alleen aan de leden van de vergadering worden bezorgd.

De leden van de vergadering kunnen hun standpunten, discussiepunten en vragen vooraf elektronisch (laten) voorbereiden. Tijdens de vergadering zijn de documenten en notities netjes gerangschikt per agendapunt. Dit komt de efficiëntie van het overleg en de kwaliteit van de besluitvorming ten goede.

Ook op het vlak van archivering is ComGest een belangrijke stap voorwaarts, omdat nu alle officiële informatie en documentatie samen op één plaats te vinden zijn: van uitnodigingen en agenda’s tot alle bijhorende documenten. Vroeger werden stukken soms nagestuurd per e-mail, bijgesloten als bijlage van een vergaderverzoek of ad-hoc uitgewisseld.

In de toekomst

ComGest is ontworpen als een generiek platform voor het beheer van vergaderingen. Dit betekent dat tegen een beperkte meerkost het platform ook voor andere instellingen inzetbaar is. Binnen de RSZ wordt actief gekeken naar de mogelijkheid om ComGest ook in te zetten voor de vergaderingen van het Directiecomité en het Directiecomité HR.

Wanneer ComGest binnen een organisatie wordt gebruikt voor meerdere vergaderingen, of doelgroepen, kan de inhoud worden uitgesplitst via Tabbladen. Zo krijgen deelnemers enkel toegang tot de documentatie voor de specifieke vergaderingen, of agendapunten, die voor hen relevant zijn. Zo blijft de vertrouwelijkheid gegarandeerd.

In navolging van de RSZ heeft ook de RVA ondertussen beslist om ComGest in te zetten voor het beheer van de vergaderingen van zijn Beheerscomité.

“We wilden vermijden dat we zouden omschakelen naar elektronisch, op een manier die eigenlijk hetzelfde is als de papieren omgeving.”

Olivier Vander Biest

Olivier Vander Biest

Juridisch adviseur RSZ



Olivier Vander Biest

Een klant getuigt

Olivier Vander Biest

Juridisch adviseur RSZ

Leden van het Beheerscomité kregen ooit maandelijks een stapel papier bezorgd per chauffeur. De inhoud is immers gevoelige materie voor de RSZ, de werkgevers- en werknemersorganisaties: van vrijstellingen voor werkgevers, over personeelszaken, tot nieuwe wetgeving…

De RSZ is verantwoordelijk dat de stukken enkel terecht komen bij de leden van het Beheerscomité. Soms werden de papieren nota’s bij de leden wel weer ingescand en intern doorgestuurd per mail. De wens bestond daarom al langer om elektronisch te gaan. En toen kwam Covid-19… We schakelden versneld om naar online vergaderen. Met FedSender konden we de vertrouwelijke documenten aanvankelijk veilig elektronisch versturen, en in de hand houden wie ze kan inkijken.

Toch hebben we dan gemerkt dat het niet evident was om gewoon, op basis van een PDF, een vergadering te volgen. We wilden vermijden dat we zouden omschakelen naar elektronisch, op een manier die eigenlijk hetzelfde is als de papieren omgeving. Vandaar de keuze voor SharePoint en ComGest.

We bieden nu een heldere structuur aan, met agendapunten en korte samenvattingen. De leden zien in één oogopslag: over wie gaat het, wat is de problematiek, over welke verschuldigde bedragen gaat het? Ik merk dat de vergadering op die manier veel makkelijker loopt. Natuurlijk kan dit niet voor elk agendapunt: nieuwe wetgeving kun je niet in een simpele samenvatting stoppen, omdat je nooit vooraf weet hoe de discussie gaat lopen.

Na de vergadering beschikken de leden nu over één plaats waar alle documenten en beslissingen te vinden zijn. De reacties van de gebruikers zijn overwegend erg positief. De afhankelijkheid van Wi-Fi of internet is een aandachtspunt, maar geen struikelblok. De RSZ is alvast erg tevreden en wil het gebruik van ComGest uitbreiden naar de vergaderingen van zijn Directiecomité en zijn Directiecomité HR. We zouden gaan naar één interne website voor alle vergaderingen, met een beperking op de toegang tot documenten in functie van wie aan welke besprekingen effectief deelneemt.


Meer casestudy’s

Case study
Een generieke oplossing voor het online plaatsen van formulieren

De ReUse-site biedt u een generieke, complete oplossing voor het aanmaken van formulieren. Het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) heeft er handig gebruik van gemaakt om, in recordtijd, een formulier voor geneesmiddelenbewaking online te plaatsen.

Case study
Digitalisering van een factureringsproces

De woonzorgcentra worden gefinancierd door de gewesten. Vlaanderen heeft de informatiestromen van deze financiering gedigitaliseerd. Hoe? Door een toepassing die werd ontwikkeld bij de HZIV te hergebruiken en er eigen componenten aan toe te voegen.

Case study
‘Check betalingsuitstel’: hoe de RSZ snel kon inspelen op de coronacrisis

Om de economische impact van de coronacrisis te beperken, is één van de maatregelen dat werkgevers hun RSZ-betalingen kunnen uitstellen. Dankzij een online-toepassing weet je meteen of je automatisch recht hebt op uitstel. Indien nog nodig, kan je een aanvraag indienen.

Maak deel uit van iets groters: join the ReUse movement

Vul de catalogus aan

Communicatie, kerndiensten, ondersteunende diensten, generieke IT-bouwblokken; het zijn allemaal business domeinen die je kunt verrijken met je eigen herbruikbare componenten, nuttig voor andere instellingen. Bovendien kunnen ze betrekking hebben op gebieden die we verder willen ontwikkelen zoals betalingen, rapportage, HR, enz.

Naar informatie en formulier

Word ambassadeur van het hergebruik!

Blader door de catalogus voor meer informatie over herbruikbare onderdelen. Praat met je werknemers en hun netwerken over de voordelen van ReUse.

Hoe meer bekendheid je geeft aan het ReUse-concept en de catalogus verrijkt, hoe meer je de voordelen ervan versterkt.

Volg ons!

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en events! Schrijf je in op onze nieuwsbrief.

Raadpleeg al onze nieuwsbrieven

Naar boven