Een online platform voor het digitaal voorbereiden en begeleiden van vergaderingen voor het RSZ-beheerscomité koppelt veiligheid en vertrouwelijkheid aan gebruiksgemak. De oplossing op basis van SharePoint is herbruikbaar voor andere comités en instellingen.
De uitdaging
Sociale partners hebben inspraak, bij Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid zoals de RSZ, in de strategie en het beleid. Concreet gebeurt dat bij de RSZ via het Beheerscomité. De agendapunten zijn vertrouwelijk en soms politiek gevoelig: beleid, adviezen over nieuwe wetgeving, opvolging van reglementering, vrijstellingen en het financieel en personeelsbeheer van de instelling.
Om de vergaderingen voor te bereiden, krijgen de leden van het Beheerscomité de stukken vooraf toegestuurd. Enkele jaren geleden gebeurde dit nog op papier. Dit was omslachtig, duur en droeg niet bij tot een optimaal verloop van de vergaderingen. Daarom keek de RSZ uit naar een elektronisch alternatief.
Dit alternatief moest er versneld komen door de Covid-pandemie, wanneer de vergaderingen noodgedwongen online werden gehouden. In een eerste fase viel de keuze op FedSender, een dienst voor overheden aangeboden door Belnet. Hoewel deze dienst het veilig elektronisch versturen van de stukken garandeert, blijft de werkwijze sterk vergelijkbaar met de papieren verzending. Daarom wilde de RSZ nog een stap verder gaan, naar een geïntegreerd platform voor het beheer van de vergaderingen.
De oplossing
Sinds februari 2022 maakt de RSZ gebruik van ComGest, een herbuikbaar platform voor het beheer van vergaderingen op basis van Microsoft SharePoint. Dit werd door Smals op maat samengesteld en garandeert een veilige toegang met de eID of Itsme. De toepassing is tweetalig, waardoor je als deelnemer kunt kiezen of je de documenten inkijkt in het Nederlands of het Frans.
De toepassing gedraagt zich als een beveiligde website. Hier kan elk lid van de vergadering onder meer de planning bekijken, de data van volgende vergaderingen raadplegen, de agendapunten en bijhorende documenten bekijken, ter voorbereiding aantekeningen maken en het verloop van de vergadering volgen.
Leden van de vergadering krijgen toegang tot de informatie in meerdere niveaus:
- Kalender: overzicht met data van voorbije en geplande vergaderingen
- Vergadering: overzicht van de agendapunten
- Overzicht per agendapunt: korte samenvatting van het onderwerp en de gevraagde beslissing
- Detail per agendapunt: documenten en bijlagen
De voordelen
Leden van het Beheerscomité van de RSZ zijn niet langer genoodzaakt om met stapels papieren dossiers de vergadering bij te wonen. De nieuwe manier van werken is perfect combineerbaar met online of hybride vergaderen.
ComGest helpt om transparantie te koppelen aan vertrouwelijkheid: de leden van de vergadering kunnen tijdig alle te bespreken documenten elektronisch inkijken, aantekeningen maken en discussiepunten voorbereiden. Tegelijk heeft de RSZ de garantie dat de stukken alleen aan de leden van de vergadering worden bezorgd.
De leden van de vergadering kunnen hun standpunten, discussiepunten en vragen vooraf elektronisch (laten) voorbereiden. Tijdens de vergadering zijn de documenten en notities netjes gerangschikt per agendapunt. Dit komt de efficiëntie van het overleg en de kwaliteit van de besluitvorming ten goede.
Ook op het vlak van archivering is ComGest een belangrijke stap voorwaarts, omdat nu alle officiële informatie en documentatie samen op één plaats te vinden zijn: van uitnodigingen en agenda’s tot alle bijhorende documenten. Vroeger werden stukken soms nagestuurd per e-mail, bijgesloten als bijlage van een vergaderverzoek of ad-hoc uitgewisseld.
In de toekomst
ComGest is ontworpen als een generiek platform voor het beheer van vergaderingen. Dit betekent dat tegen een beperkte meerkost het platform ook voor andere instellingen inzetbaar is. Binnen de RSZ wordt actief gekeken naar de mogelijkheid om ComGest ook in te zetten voor de vergaderingen van het Directiecomité en het Directiecomité HR.
Wanneer ComGest binnen een organisatie wordt gebruikt voor meerdere vergaderingen, of doelgroepen, kan de inhoud worden uitgesplitst via Tabbladen. Zo krijgen deelnemers enkel toegang tot de documentatie voor de specifieke vergaderingen, of agendapunten, die voor hen relevant zijn. Zo blijft de vertrouwelijkheid gegarandeerd.
In navolging van de RSZ heeft ook de RVA ondertussen beslist om ComGest in te zetten voor het beheer van de vergaderingen van zijn Beheerscomité.
“We wilden vermijden dat we zouden omschakelen naar elektronisch, op een manier die eigenlijk hetzelfde is als de papieren omgeving.”
Een klant getuigt
Olivier Vander Biest
Juridisch adviseur RSZ
